Système de gestion documentaire basé sur un moteur de recherche performant.

 

Contexte

Le CDC « Centre Documentaire Centrum » de la Police locale (33000 utilisateurs et fédérale (13.000 utilisateurs) possédait un système informatique relativement ancien. 

 

Problème

Cette application de gestion documentaire était insatisfaisante, ne permettant pas de méta-information, ni d’indexation pour retrouver le document.

 

Solution du Cediti

Le cediti conçoit, sur mesure, un INTRADOC pour remplacer leur solution de GEDOC (gestion documentaire), qui gère  des fiches (= 1 ou plusieurs documents attachés et des informations qui qualifient ce document –appelés aussi des méta-informations.)

Cet outil gère ces fiches (GED pour gestion des fiches) et consultation via outil de recherche évolué ; en identifiant la fiche via index ou métadata. Possibilité de vue html au cas où l’ordi-client est trop lent pour des pdf.

Cet outil permet un classage et la recherche de documents par index, mots clés et métadonnées.

Depuis mi novembre 06, l’outil est utilisable via internet (pour tout public donc) à l’url www.poldoc.be. (Toutefois les informations « sensibles» ne sont visibles que via l’intranet.)

Il y a en effet 3 catégories de visiteurs : (grand public ; public spécialisé ; policier) ayant des droits d’accès croissants. Le public spécialisé reprend des personnes non policiers obtenant un droit d’accès éphémère, comme des députés ou chercheurs.

 

Le CMS gère:

- la Documentation de la Police

- le "DailyDoc", (Revue de Presse pour les membres de la Police),

- l’interfaçage avec le logiciel de gestion bibliothécaire de la Police Fédérale "Vubis".

Et ce, Via 3 applications :

- L'application de recherche développée sur mesure, destiné à tous les membres de la Police Fédérale,

- la Gestion Electronique de Documents (GED) destinée à une équipe de 20 personnes qui encodent les documents et gèrent la base documentaire ainsi que le DailyDoc

- l'Administration globale de la GED qui, outre les mêmes fonctionnalités que la GED, intègre également des outils d'administrations et des fonctionnalités de maintenance comme l'archivage, la suppression, etc...

 

Résultat

L’application tourne sans difficulté depuis 3 ans pour les 46.000 policiers belges.

L'outil continue à être développé et d'autres options vont se rajouter prochainement.